Database, Sistem Pengolahan Data, dan Sistem Informasi Manajemen
A. Database
Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Banyak file perusahaan dapat terintegrasi secara logis. Integrasi logis dari record-record dalam banyak file ini disebut konsep database.
a. Era Permulaan Database
Era permulaan database ditandai dengan :
1) Pengulangan data
2) Ketergatungan data
3) Kepemilikan data yang tersebar
b. Konsep Database
Konsep dari database sendiri merupakan integrasi logis dari catatan-catatan file, tujuan dari konsep database ini adalah meminimunkan pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Indenpendensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi dalam tabel dan kamus yang terpisah secara fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.
c. Komponen dan Struktur Database
Database sendiri adalah sekumpulan data yang berhubungan dengan secara logika dan memiliki komponen dengan beberapa arti yang saling berpautan utuh biasanya terdiri dari :
a. Hardware
Hardware merupakan sistem computer actual yang digunakan untuk menyimpan dan mengakses databse. Dalam sebuah organisasi berskala besar, hardware terdiri : jaringan dengan sebuah server pusat dan beberapa program client yang berjalan di komputer desktop.
b. Software beserta utility
Software adalah DBMS yang aktual. DBMS memungkinkan para user untuk berkomunikasi dengan database. Dengan kata lain DBMS merupakan mediator antara database dengan user. Sebuah database harus memuat seluruh data yang diperlukan oleh sebuah organisasi.
c. Prosedur
Bagian integral dari setiap sistem adalah sekumpulan prosedur yang mengontrol jalannya sistem, yaitu praktik-praktik nyata yang harus diikuti user untuk mendapatkan, memasukkan, menjaga, dan mengambil data
d. Data
Data adalah jantung dari DBMS. Ada dua jenis data. Pertama, adalah kumpulan informasi yang diperlukan oleh suatu organisasi. Jenis data kedua adalah metadata, yaitu informasi mengenai database.
e. User
Ada sejumlah user yang dapat mengakses atau mengambil data sesuai dengan kebutuhan penggunaan aplikasi-aplikasi dan interface yang disediakan oleh DBMS, antara lain adalah
1) Database administrator adalah orang atau groupyang bertanggungjawab mengimplementasikan sistem database di dalam suatu organisasi
2) Enduser adalah orang yang berada di depanworkstation dan berinteraksi secara langsung dengan sistem.
3) Programmer aplikasi, orang yang berinteraksi dengan database melalui cara yang berbeda.
Telah diketahui bahwa secara fisik data dalam bentuk kumpulan bit dan direkam dengan basis track didalam media penyimpan eksternal. Dalam prakteknya, untuk kemudahan dalam mengakses data, data disusun dalam suatu struktur logis yang menjelaskan bahwa:
a. Kumpulan tabel menyusun basis data,
b. Tabel tersusun atas sejumlah record,
c. Sebuah record mengandung sejumlah field, dan
d. Sebuah field disimpan dalam bentuk kumpulan bit.
Pengertian masing-masing istilah diatas adalah seperti berikut:
a. Field (medan) menyatakan data terkecil yang memiliki makna. Istilah lain untuk field yaitu elemen data, kolom item, dan atribut. Contoh field yaitu nama seseorang, jumlah barang yang dibeli, dan tanggal lahir seseorang.
b. Record (rekaman) menyatakan kumpulan dari sejumlah elemen data yang saling terkait. Sebagai contoh, nama, alamat, tanggal lahir, dan jenis kelamin dari seseorang menyusun sebuah record. Istilah lain yang juga menyatakan record yaitu tupel dan baris.
c. Tabel menghimpun sejumlah record. Sebagai contoh, data pribadi dari semua pegawai disimpan dalam sebuah tabel.
d. Basis data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Sebagai contoh, basis data akademis mengandung tabel-tabel yang berhubungan dengan data mahasiswa, data jurusan, data mata kuliah, data pengambilan mata kuliah pada suatu semester, dan nilai yang diperoleh mahasiswa.
d. Keunggulan dan Kelemahan Database dan Database Management System (DBMS)
Basis data atau yang dalam istilah teknologi dikenal dengan nama Database merupakan salah satu hal yan mendasar untuk dipelajari dalam jaringan komputer. Basis data atau database, merupakan kumpulan dari semua data yang ada di dalam suatu organisasi dan semacamnya. Biasanya, basis data disimpan di dalam server, yang sewaktu-waktu dapat diakses untuk kepentingan tertentu. DBMS (Database Management system) ini juga dapat membantu dalam memelihara serta pengolahan data dalam jumlah yang besar, dengan menggunakan DBMS bertujuan agar tidak dapat menimbulkan kekacauan dan dapat dipakai oleh user sesuai dengan kebutuhan. DBMS ialah perantara untuk user dengan basis data, untuk dapat berinteraksi dengan DBMS dapat memakai bahasa basis data yang sudah di tentukan oleh perusahaan DBMS. Bahasa basis data umumnya terdiri dari berbagai macam instruksi yang diformulasikan sehingga instruksi tersebut dapat di proses oleh DBMS. Sistem basis data dan juga DBMS memiliki hubungan yang sangat erat. Dikatakan bahwa suatu sistem basis data adalah sebuah sistem yang terdiri dari database dan juga DBMS. Adapun keunggulan dan kelemahan Database dan DBMS sebagai berikut :
a. KEUNGGULAN DATABASE DAN DBMS
1) Mengurangi kelebihan data.
2) Independensi data
3) Memadukan data dari beberapa file
4) Memanggil data dan informasi secara tepat
5) Meningkatkan keamanan
b. KELEMAHAN DATABASE DAN DBMS
1) Menggunakan software yang mahal.
2) Menggunakan konfiguarsi hardware yang besar.
3) Memperkerjakan dan menggaji staf DBA yang relatif mahal.
Kerugian dari DBMS adalah (Connolly, p29) : 1) Kompleks 2) Ukuran 3) Harga dari DBMS 4) Harga dari perangkat keras yang dibutuhkan 5) Harga pengkonversian 12 6) Performa 7) Dampak yang lebih besar pada kegagalan
B. Peranan Database dan DBMS dalam memecahkan masalah
DBMS merupakan software yang digunakan untuk membangun suatu sistem basis data yang “sempurna”. DBMS harus dapat mengatur basis data tersebut sehingga dapat tersimpan dengan baik tanpa menimbulkan kekacauan, dapat dipakai oleh banyak user sesuai dengan kepentingan masing-masing, melindungi dari gangguan pihak-pihak yang tidak berwenang.
Banyak program basis data yang sudah sering kita gunakan, misalnya : FoxPro, Clipper, Access, dan dBASE. Itu merupakan contoh dari DBMS yang digunakan pada PC dalam skala yang relatif kecil. Dalam skala yang lebih besar, dikenal beberapa DBMS yang sering digunkan, antara lain : Sybase, DB2, Informix, Oracle, dan lain-lain.
Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Databse terdiri dari data yang akan digunakan atau diperuntukkan terhadap banyak user, dari masing-masing user akan menggunakan data tersebut sesuai dengan tugas dan fungsinya. Contohnya :
a. Data Klien
Seorang psikolog yang sudah memiliki banyak klien. Setiap klien memiliki permasalahan yang berbeda-beda dan yang pasti identitas ynag berbeda pula. Sebagai profesi pasti memiliki kode etik dalam bekerja yang tidak dapat dilanggar, begitu pun psikolog memilki kode etik dengan klien. Salah satu kode etik nya adalah menjaga kerahasiaan data klien. Data klien yang disimpan dalam database membantu psikolog dalam menjaga kerahasiaan data tersebut. Seperti yang telah dijelaskan mengenai kelebihan dlam pemakaian sistem DBMS adalah keamanan data terjamin, mengurangi kerangkapan data.
b. Tes/Kuesiner (Online)
Tes kepribadian yang terdapat di jejaring sosial seperti facebook. Misalnya seorang psikolog yang membuat tes kepribadian melalui facebook. Dia membuat pertanyaan dan jawaban terlebih dahulu sebelum tes tersebut di publish ke facebook. Dia membbuat data tersebut dalam sistem database, contohnya sebuah pertanyaan mengenai pilhan warna. Setiap warna memiliki arti yang berbeda yang menggambarkan kepribadian. Dia memasukkan data mengenai berbagai macam warna beserta gamabran kepribadian berdasarkan warna tersebut. Jika sudah semua data dimasukkan dalam sistem database dan DBMS kemudian di publish ke jejaring sosial. Jika seseorang mencoba tes kerpibadian tersebut dantelah memilih jawaban dari salah satu warna, maka data yang di dalam databse akan terpanggil dan akan muncul hasilnya yakni gambaran kepribadian dari warna ynag telah dipilih oleh orang tersebut.
C. Sistem Pengolahan Data
a. Pengertian Dasar dan Tujuan Pengolahan Data
Sistem yang melakukan tugas pengolahan data adalah sistem pengolahan data. Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan unsur, komponen, atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satusama lain, dan terpadu. Sedangkan, Pengolahan data merupakan pengubahan atau transfrmasional simbol, seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan kegunaannya.
Maka dapat dijelaskan lebih lanjut dari pengertian diatas bahwa sistem pengolahan data merupakan suatu kumpulan atau himpunan unsur, komponen, atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satusama lain, dan terpadu dengan tugas pengubahan atau transfrmasional simbol, seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan kegunaannya.
Tujuan pengolahan data itu sendiri adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up-to-date dan juga berfungsi untuk manajemen perusahaan melakukan sistem pengolahan data dalam mengontrol aktivitas perusahaan.
b. Tugas Pengolahan Data
Tugas pengolahan data itu sendiri meliputi pengumpulan data yang menggambarkan aktivitas perusahaan, pengubahan data menjadi bentuk yang digunakan oleh perorangan atau kelompok baik di dalam maupun di luar perusahaan, lalu penyimpanan data dan yang terakhir pembuatan dokumen.
a. Pengumpulan Data
Sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa kepada lingkungannya, tiap tindakannya ini digambarkan dalam record data. Jika Tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi. System pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap tindakan internal perusahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.
b. Pengubahan Data
Diperlukan untuk mengubah data mentransformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup:
1) Pengklasifikasian
Merupakan elemen data dimasukkan kedalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record. Dalam komputerisasi, kode adalah satu karakter atau lebih yang digunakan untuk tujuan pengidentifikasian. Sebagai contoh, record penggajian diberi kode yang mengidentifikasi karyawan (no karyawan), departemen (no bagian), klasifikasi gaji (kelas gaji atau golongan)
2) Penyortiran
Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikian rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal.
3) Pengkalkulasian
Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Contohny adalah dalam sistem penggajian, biaya perjam dikalikan jumlah jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.
4) Perekapitulasian
Ada banyak data yang perlu disintesis atau dipersingkat menjadi betuk total dan subtotal. Sebagai contoh khusus yaitu seorang manajer tingkat atas selalu bekerja dengan data yang diringkas tersebut daripada mempelajari data yang detai. Ringkasan data ini memberikan kemampuan manajer untuk “melihat lautan daripada pohon-pohonnya.”
c. Penyimpanan Data
Data yang sudah diolah dari tiap transaksi harus disimpan disuatu tempat sampai data tersebut diperlukan. Data dapat disimpan dalam berbagai media magnetis, seperti tape dan disk. Dan file seperti itu biasanya disebut database. Sebagian besar data yang ada di dalam database dihasilkan oleh sistem pengolahan data.
d. Pembuatan Dokumen
Sistem Pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada di dalam atau di luar perusahaan. Output tersebut biasanya berada dalam dokumen cetak. Output diadadakan dengan dua cara :
1) Dengan satu tindakan : output dihasilkan ketika sesuatu terjadi.
2) Dengan penjadwalan waktu : Output dihasilkan pada waktu tertentu.
Contoh : cek gaji yang disiapkan tiap bulan.
c. Contoh Sistem Pengolahan Data
Pembuatan factor penjualan, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data computer, maka operator hanya memasukkan jumlah barang yang dipesan, karean nama pelanggan, alamat, harga sudah ada dalam database dan perhitungan total sudah kitaa dapatkan dari hasil proses program.
Perhitungan upah dan gaji, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data computer, operator hanya menginput banyaknya jam kerja, lembur, bonus atau komisi, hari absen, dan untuk kode pegawai, nama pegawai, gaji pokok, informasi perhitungan pajak pendapatan, neraca pinjaman dan informasi kumulatif lainnya sudah ada pada database dan program yang memprosesnya.
d. Peranan Pemrosesan Data dalam Pemecahan Masalah
Pengolahan data banyak dilakukan oleh volume data yang lebih besar dari pada volume informasinya. Ada dua alasan yang pertama system pengolahan data yang benar menghasilkan output informasinya dalam bentuk laporan accounting standar yang kedua system pengolahan data yang memberikan kekayaan pada database yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah.
Database memberikan input untuk laporan berkala, untuk laporan khusus yang dibuat untuk memenuhi permintaan dari manajemen, untuk model matematis, dan untuk expert system, dimunkinkan pula untuk menggabungkan isis dari database dengan komunikasi otomatisasi kantor, seperti dokumen yang dibuat dengan word processing, atau pengiriman elektronik. Pengolahan data merupakan pondasi atau dasar untuk pembuatan sistempemecahan masalah lain, khuusnya MIS dan DSS.
D. Sistem Informasi Manajemen
a. Pengertian Dasar
Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan unsur, komponen, atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satusama lain, dan terpadu.
Informasi adalah data yang telah di proses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi penerimanya dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.
Manajemen menurut Mary Parker (Stoner & Freeman, 2000) adalah seni melaksanakan pekerjaan melalui orang-orang (The art of getting things done through people). Meskipun banyak definisi manajemen yang telah diungkapkan para ahli sesuai pandangan dan pendekatannya masing-masing. Walaupun demikian, yang dimaksud manajemen adalah perencanaan, pelaksanaan, kepemimpinan, evaluasi dan pengawasan, dan sistem informasi manajemen.
Sistem Informasi Manajemen merupakan kegiatan yang dilakukan sekelompok unsur dalam sebuah organisasi yang saling terkait dalam usaha memecahkan suatu masalah dengan memanfaatkan sumberdaya manajemen sehingga sampai pada sebuah pemberian informasi yang mendukung pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajemen merupakan alat penghasil informasi dan menekankan kepada alat untuk membantu dalam pengambilan keputusan dengan fungsi sistem informasi sebagai pengawasan/control, analisis dan visualisasi.
b. Konsep Organisasional
Selain kita harus mengetahui definisi dari SIM, kita juga harus mengetahui dan memahami konsep-konsep yang berhubungan dengan informasi, pemakaian informasi, dan nilai informasi. Berikut adalah konsep-konsep pokok SIM.
a. Konsep Informasi
Informasi menambahkan sesuatu pada penyajian yaitu sehubungan dengan waktu dan mutu.
b. Konsep Manusia sebagai Pengolah Informasi
Kemampuan manusia sebagai pengolah informasi menentukan keterbatasan dalam sistem informasi dan mengesankan dasar-dasar rancangan mereka.
c. Konsep Sistem
Karena sistem informas manajemen adalah sebuah sistem, maka konsep sistem perlu untuk memahami dan merancang ancangan pada pengembangan sistem informasi.
d. Konsep Organisasi dan Manajemen
Sistem informasi berada di dalam sebuah organisasi dan dirancang untuk mendukung fungsi manajemen. Informasi adalah penentu yang penting dalam bentuk keorganisasian.
e. Konsep Pengambilan Keputusan
Rancangan SIM bukan hanya harus mencerminkan anacangan rasional terhadap optimasi, tetapi juga teori keperilakuan pengambilan keputusan dalam organisasi.
f. Konsep Nilai Informasi
Informasi mengubah keputusan, perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai informasi. Sistem informasi dalam perusahaan juga merupakan sistem terbuka, dimana terjadi arus sumber daya dengan lingkungannya. Dalam informasi, data input diperoleh dari lingkungan, misalnya informasi kenaikan pajak yang diumumkan pemerintah, dan perubahan kurs mata uang. Semua data dari luar tersebut mengalir masuk ke dalam sistem.
Oleh karena itu, sitem informasi membantu para manajer dan pimpinan perusahaan untuk mendapatkan gambaran mengenai perusahaan. Informasi yang didapat merupakan bahan masukan penting bagi manajer dalam pengambilan keputusan.
Pengaruh Pengelolaan Sistem Informasi dalam organisasi
a. Cost of running (penekanan biaya, menaikkan profit).
b. Customer Service (kemudahan pelayanan, meningkatkan performa layanan).
c. Management process (tata tertib laksana pengelolaan informasi).
DAFTAR PUSTAKA
Anggraeni, E. Y., & Irviani, R. (2017). Pengantar sistem informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Bertalya, dkk. (2007). Sistem basis data. Depok : Universitas Gunadarma.
Conolly., Thomas., & Carolyn, B. (2002). Database systems. New York: Harlow.
Kroenke, D. M., & David, A. J. (2007). Database concepts: Third edition. New York: Precentice Hall.
Margianti, E. S., & Suryadi, D. (1994). Seri diktat kuliah: Sistem informasi manajemen. Depok: Gunadarma
Sutanta, E. (1996). Sistim database, konsep dan peranannya dalam sistim informasi managemen. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Sutabri, T. (2003). Sistim informasi managemen. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
Sutabri, T. (2012). Konsep sistem informasi. Yogyakarta: Penerbit ANDI.
